Située au sud-ouest des Yvelines, à 50 kms de Paris, Rambouillet Territoires regroupe 36 communes et rassemble environ 80 000 habitants.
Sa situation géographique lui confère des richesses naturelles environnementales et culturelles. Elle jouit d'une attractivité économique avec plus de 170 hectares de zones d'activités.
Rambouillet Territoires a notamment pour compétence l'aménagement de l'espace communautaire, le développement économique, la voirie d'intérêt communautaire, l'environnement et le développement durable, la culture et le sport, l'action générationnelle et intergénérationnelle, l'assainissement, la GEMAPI, l'eau. Ses champs d'intervention ont fortement évolué depuis sa création et son développement a vocation à se poursuivre.
Missions principales :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
Organisation des instances communautaires : assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
Rédaction des projets de délibération
Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions
Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
Traitement et veille à la bonne circulation de l’information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu’auprès des élus de la communauté d’agglomération
Suivi de projets et activités de la direction
Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports ...)
Organisation de réunions
Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité
Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
Gestion de la boîte mails de l’accueil
Savoirs :
Excellentes capacités rédactionnelles
Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook…)
Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence…)
Maîtrise des outils d’échange d’information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne…)
Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
Faire preuve d’une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité…)
Autonomie dans l'exercice de ses missions
Amabilité
Sens du service public
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Disponibilité
Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
Discrétion